Privacyverklaring HappyGo BV

1. Wat zijn persoonsgegevens en wat is een verwerking?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, rijksregisternummer, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

De verwerking wordt als volgt gedefinieerd:

“Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, raadplegen, …”

Indien deze privacy verklaring naar “persoonsgegevens” en de “verwerking” verwijst, wordt verwezen naar deze definities uit de Verordening.

2. Wie zijn de Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerkers van de Persoonsgegevens ?

Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoons gegevens vaststelt. Wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

HappyGo is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Dat betekent dat zij het doel en de middelen van de verwerking bepaalt en instaat voor de rechtmatige en correcte verwerking van uw persoonsgegevens. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van HappyGo persoonsgegevens verwerkt. HappyGo doet een beroep op verwerkers wanneer dit noodzakelijk is voor haar goede werking.

Om onze diensten aan te bieden, maken wij gebruik van externe partijen die namens ons bepaalde gegevensverwerkingen uitvoeren. Deze partijen worden aangeduid als Verwerkers. Denk hierbij aan IT-dienstverleners die onze systemen onderhouden en hosten, betalingsproviders die betalingen afhandelen, en communicatieplatforms voor het verzenden van boekingsbevestigingen en notificaties. Deze Verwerkers handelen uitsluitend op basis van onze instructies en mogen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Met alle Verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten om ervoor te zorgen dat zij uw gegevens op een veilige en vertrouwelijke manier verwerken. Deze overeenkomsten bevatten bepalingen over de beveiliging van uw gegevens, de vertrouwelijkheid, en het naleven van de AVG. Wij blijven als Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens, ook wanneer deze worden verwerkt door externe partijen. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

Als u meer informatie wilt over wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of met welke Verwerkers wij samenwerken, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die in deze privacyverklaring zijn opgenomen. Wij geven u graag meer inzicht in de partijen die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt ?

HappyGo verwerkt alle persoonsgegevens die zij noodzakelijk acht om de goede werking van haar platform/website te verzekeren.

De gegevens die wij verwerken zijn de volgende:

• Naam en voornaam: ouders en/of wettelijke voogd, kind ;
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres ;
• Accountinformatie: gebruikersnaam en wachtwoord ;
• Betalingsinformatie: bankrekeningnummer of creditcardgegevens ;
• Communicatiegegevens: correspondentie met/via het platform, bijvoorbeeld via e-mails of chat ;
• Gezondheidsinformatie: allergieën, dieetwensen, medische aandoeningen, of noodmedicatie ;
• Bijzondere behoeften: informatie over eventuele speciale behoeften waarvan HappyGo en/of de kamporganisator van op de hoogte moet zijn ;
• IP-adres ;
• Zoek- en boekingsgeschiedenis ;
• Feedback of reviews indien gebruikers een beoordeling achterlaten over een kamp.
• Locatiegegevens ;
• Foto’s en/of video's indien gebruikers toestemming geven voor het uploaden van foto's of video's (bijvoorbeeld tijdens registratie of deelname aan een kamp).

Deze gegevens worden verzameld met als doel u in staat te stellen toegang te krijgen tot ons platform en onze diensten maximaal te gebruiken. Het verstrekken van deze informatie is noodzakelijk om u te kunnen contacteren en u relevante informatie over onze kampen en services te kunnen sturen.

4. Wat zijn de doeleinden voor de verwerking?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

• Gegevens van de ouder(s) of wettelijke voogd voor identificatie van de gebruiker en persoonlijke aanhef in communicatie en voor het algemeen gebruik van de diensten van HappyGo ;
• Contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres voor het versturen van bevestigingen, notificaties, en belangrijke informatie over boekingen, urgente communicatie, bijvoorbeeld bij last-minute wijzigingen of noodgevallen en voor facturatie en, indien van toepassing, het verzenden van materialen of brochures;
• Accountinformatie zoals een gebruikersnaam en wachtwoord om een veilige en persoonlijke toegang tot het platform te garanderen;
• Betalingsinformatie (bankrekening, creditcardgegevens om betalingen te verwerken en administratieve verplichtingen na te komen;
• Communicatiegegevens (e-mails of chatberichten) voor het bieden van klantenservice zoals het beantwoorden van vragen en/of behandelen van klachten ;
• Gegevens van het kind voor identificatie en aanmelding bij het kamp ;
• Gegevens van vriendjes van kinderen om ouders de mogelijkheid te geven om vriendjes toe te voegen aan een profiel en/of planning ;
• Geboortedatum kind voor leeftijdscontrole en om te bepalen of het kind geschikt is voor bepaalde activiteiten of leeftijdscategorieën ;
• Gezondheidsinformatie kind (zoals allergieën, medische aandoeningen, medische fiche) om de veiligheid en het welzijn van het kind tijdens het kamp te waarborgen. Dit omvat de voorbereiding op noodgevallen en het aanpassen van programma’s indien nodig ;
• Bijzondere behoeften om aangepaste ondersteuning te bieden aan kinderen met specifieke zorgbehoeften, zodat zij volledig kunnen deelnemen aan activiteiten ;
• Planningsoverzichten die kunnen worden gedeeld tussen ouders (bv. in een tijdelijke ‘klasgroep’ of via vriendenlijsten) die alleen zichtbaar is voor specifieke geselecteerde groepen of personen ;
• Technische gegevens zoals IP-adres voor beveiligingsdoeleinden (bijvoorbeeld ter bescherming tegen frauduleuze toegang) en om het gebruik van het platform te analyseren.
• Cookies en trackinginformatie, onder meer: (i) Functioneel: om gebruikers ingelogd te houden en voorkeuren te onthouden, (ii) Analytisch: om inzicht te krijgen in hoe gebruikers het platform gebruiken en om verbeteringen aan te brengen, en (iii) Marketing: Om relevante advertenties te tonen of herhaalde boekingen te stimuleren;
• Gebruiksgegevens zoals de zoek- en boekingsgeschiedenis om gebruikers een gepersonaliseerde ervaring te bieden, bijvoorbeeld door eerdere zoekopdrachten of geboekte kampen opnieuw te tonen en/of voor administratieve doeleinden, zoals het beheren van lopende en voltooide boekingen ;
• Feedback of reviews om toekomstige gebruikers inzicht te geven in de kwaliteit van kampen en/of voor verbetering van onze diensten door interne evaluaties ;
• Locatiegegevens om relevante kampen in de buurt aan te bevelen of om ouders de mogelijkheid te bieden om kampen op basis van afstand te selecteren ;
• Foto’s en/of video’s (indien door gebruikers geüpload) voor persoonlijke profilering (bijvoorbeeld om het kind te identificeren), foto’s waarop kinderen zichtbaar zijn gemaakt tijdens kampen en/of voor marketingdoeleinden, sociale media, interne communicatie van het kamp, mits expliciete toestemming werd gegeven door de betrokkene ;

Deze gegevens helpen ons beter te begrijpen welke kampen het beste bij uw voorkeuren passen en om onze diensten verder af te stemmen op uw behoeften.

5. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking?

Alle verwerkingen van de persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 4 worden verwerkt op basis van een rechtsgrond.

1. Gegevens van de ouder(s) of wettelijke voogd

Wij verwerken de naam van de ouder of wettelijke voogd om de gebruiker te identificeren en om gepersonaliseerde communicatie te bieden. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons. Daarnaast verwerken wij contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres om u te informeren over boekingen, wijzigingen, of belangrijke updates, en om facturen te verzenden. Dit gebeurt op basis van de uitvoering van een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om u efficiënt te kunnen bereiken.

Uw accountinformatie, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, wordt verwerkt om een veilige toegang tot ons platform te garanderen. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Betalingsinformatie (zoals bankrekening of creditcardgegevens) wordt verwerkt om betalingen te faciliteren en om te voldoen aan wettelijke boekhoudverplichtingen. Deze verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen.

Eventuele communicatie met ons, bijvoorbeeld via e-mail of chat, wordt verwerkt om uw vragen of klachten te kunnen beantwoorden. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om u de beste klantenservice te bieden.

2. Gegevens van het kind

Voor het boeken van een kamp verwerken wij de naam en geboortedatum van uw kind. Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld om te controleren of uw kind geschikt is voor het gekozen kamp. Wij verwerken tevens gegevens van vriendjes van kinderen om ouders de mogelijkheid te geven om vriendjes toe te voegen aan een profiel en/of planning op basis van uw toestemming. Medische gegevens zoals allergieën of andere gezondheidsinformatie worden uitsluitend verwerkt op basis van uw expliciete toestemming. Deze informatie is nodig om de veiligheid en het welzijn van uw kind tijdens het kamp te waarborgen.

Indien uw kind bijzondere behoeften heeft, verwerken wij deze gegevens op basis van uw expliciete toestemming. Dit stelt ons in staat om de juiste ondersteuning te bieden en ervoor te zorgen dat uw kind volledig kan deelnemen aan de activiteiten.

3. Technische gegevens

Wij verzamelen technische gegevens, zoals uw IP-adres, om de veiligheid van ons platform te waarborgen en om fraude of ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Cookies en trackinginformatie worden gebruikt om onze website en diensten te verbeteren. Functionele cookies worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang, terwijl analytische en marketingcookies alleen worden verwerkt met uw toestemming. U kunt uw voorkeuren hiervoor altijd aanpassen in onze cookie-instellingen.

4. Gebruiksgegevens

Wij houden uw zoek- en boekingsgeschiedenis bij om u een gepersonaliseerde ervaring te bieden en om eerder geboekte kampen gemakkelijk toegankelijk te maken. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en is tevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verbeteren. Feedback of reviews die u achterlaat, worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om andere gebruikers inzicht te geven in de kwaliteit van de kampen en onze diensten te verbeteren. U kunt ons altijd verzoeken om uw feedback te verwijderen.

5. Overige gegevens

Locatiegegevens worden alleen verwerkt met uw expliciete toestemming en worden gebruikt om kampen in uw omgeving aan te bevelen. Zonder uw toestemming wordt deze functionaliteit niet geactiveerd. Indien u foto's of video's van uw kind uploadt, verwerken wij deze gegevens uitsluitend op basis van uw expliciete toestemming. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor identificatiedoeleinden of, indien overeengekomen, voor marketingdoeleinden. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

6. Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers en derden die deze gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hanteren strikte toegangscontroles om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden verwerkt en alleen beschikbaar zijn voor bevoegde personen. Toegang tot uw gegevens wordt altijd beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

Allereerst hebben onze interne medewerkers alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dit nodig is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Klantenservicemedewerkers kunnen bijvoorbeeld uw contact- en boekingsgegevens inzien om u te ondersteunen bij vragen of problemen, en administratieve medewerkers gebruiken uw gegevens voor facturatie en naleving van wettelijke verplichtingen. Deze toegang is altijd gebaseerd op het "need-to-know"-principe.

Daarnaast maken wij gebruik van betrouwbare externe dienstverleners, zoals IT-dienstverleners voor het hosten en beveiligen van ons platform, betalingsverwerkers voor het afhandelen van betalingen, en e-mailproviders voor het verzenden van communicatie zoals boekingsbevestigingen. Deze partijen hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun specifieke taken. Met al deze externe partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarin wordt gegarandeerd dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt volgens onze instructies en in overeenstemming met de wet.

Indien u een kamp boekt via ons platform, worden de benodigde gegevens, zoals de naam, geboortedatum en eventuele gezondheidsinformatie van uw kind, gedeeld met de betreffende kamporganisatie. Dit is noodzakelijk om uw boeking te voltooien en ervoor te zorgen dat het kamp goed is voorbereid op de deelname van uw kind.

In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties of toezichthouders, maar alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in het kader van een gerechtelijk bevel of fiscale verplichtingen. Tot slot kunnen wij uw gegevens met derden delen op basis van uw expliciete toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto's of video's voor marketingdoeleinden.

Wij zorgen ervoor dat alle partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen en dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen om uw gegevens te beschermen. Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden voor commerciële doeleinden. Als u meer informatie wenst over wie toegang heeft tot uw gegevens, kunt u altijd contact met ons opnemen via de gegevens vermeld in deze privacyverklaring.

7. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. De duur van de opslag varieert afhankelijk van het type gegevens en het doel van de verwerking. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, zodat deze niet langer aan u gekoppeld kunnen worden.

Persoonsgegevens van ouders of wettelijke voogden, zoals naam, contactgegevens en boekingsinformatie, worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten. Na afronding van de overeenkomst worden deze gegevens maximaal 7 jaar bewaard, in overeenstemming met wettelijke fiscale en administratieve verplichtingen. Gegevens van uw kind, zoals naam, geboortedatum en eventuele gezondheidsinformatie, worden bewaard totdat het kamp is afgerond. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens worden uiterlijk binnen 30 dagen na afloop van het kamp verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is met uw expliciete toestemming of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Technische gegevens, zoals IP-adressen worden bewaard voor de duur van de sessie of een beperkte periode die nodig is voor beveiliging en optimalisatie van onze systemen. Zoek- en boekingsgeschiedenis wordt bewaard zolang u actief gebruikmaakt van uw account. Indien uw account gedurende 2 jaar inactief is, worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij u anders aangeeft. Foto's of video's die u uploadt en/of waarvoor u toestemming heeft gegeven, worden bewaard zolang dit nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Indien u uw toestemming intrekt, verwijderen wij deze gegevens zo spoedig mogelijk.

In sommige gevallen kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld als dit vereist is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om een geschil op te lossen. Als u vragen heeft over specifieke bewaartermijnen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens die in deze privacyverklaring worden vermeld.

8. Wat zijn de rechten van de betrokkene?

Als betrokkene heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) diverse rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen:

1. Recht op toegang en inzage

De betrokkene heeft het recht om kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan HappyGo u hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.

2. Recht op rectificatie (verbetering)

De betrokkene heeft steeds het recht HappyGo te verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.

3. Verwijdering en beperking

De betrokkene heeft het recht om HappyGo te verzoeken zijn/haar persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weliswaar weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

4. Recht van bezwaar (verzet)

De betrokkene beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

5. Recht van gegevensoverdracht

De betrokkene beschikt over het recht om de persoonsgegevens die door HappyGo verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

6. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op de voorafgaande toestemming van de betrokkene, beschikt de betrokkene over het recht om die toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.

7. Automatische beslissingen

Dit recht is niet van toepassing binnen HappyGo. HappyGo neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor de betrokkenen.

8. Uitoefening van de rechten

De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbeheer die uw vraag zal onderzoeken. Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

9. Wie contacteren in geval van klachten?

U kan contact opnemen met HappyGo via [email protected]. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

GegevensbeschermingsautoriteitDrukpersstraat 35, 1000 BrusselTel: +32 2 274 48 00Fax: +32 2 274 48 35[email protected]

10. Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden in principe niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het aanbieden van onze diensten, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of op basis van uw expliciete toestemming. Wij waarborgen dat uw gegevens zorgvuldig worden behandeld en alleen worden gedeeld met betrouwbare partijen onder strikte voorwaarden. Hieronder leggen wij uit in welke situaties wij uw gegevens kunnen doorgeven aan derden:

1. Dienstverleners (verwerkers)

Wij maken gebruik van externe dienstverleners om bepaalde processen te ondersteunen, zoals IT-diensten, betalingsverwerking, en communicatieplatforms. Deze partijen verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend namens ons en volgens onze instructies. Met deze dienstverleners hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten, waarin wordt gewaarborgd dat zij uw gegevens beveiligen en uitsluitend verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

2. Kamporganisaties

Indien u via ons platform een kamp boekt, delen wij de noodzakelijke gegevens met de betreffende kamporganisatie. Dit omvat bijvoorbeeld de naam en geboortedatum van uw kind en, indien nodig, gezondheidsinformatie. Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld om de deelname aan het kamp mogelijk te maken en een veilige en goed georganiseerde ervaring te garanderen.

3. Wettelijke verplichtingen

In bepaalde situaties zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, toezichthouders of andere bevoegde organen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij fiscale verplichtingen, juridische procedures, of fraudepreventie.

4. Doorgifte met uw toestemming

In sommige gevallen vragen wij expliciet uw toestemming om uw persoonsgegevens met derden te delen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als u akkoord gaat met het gebruik van foto's of video's voor marketingdoeleinden. U heeft altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Uw persoonsgegevens worden in principe alleen verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens toch worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG. Dit betekent dat uw gegevens alleen worden doorgestuurd naar landen waarvoor de Europese Commissie heeft vastgesteld dat zij een passend beschermingsniveau bieden, of dat wij aanvullende maatregelen treffen, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming. Wij dragen er zorg voor dat uw persoonsgegevens alleen worden gedeeld met partijen die voldoen aan strenge beveiligings- en privacystandaarden. Indien u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens vermeld in deze privacyverklaring.

11. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid en vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Uw gegevens worden zorgvuldig behandeld en beschermd tegen ongeoorloofde toegang, verlies, diefstal, wijziging of openbaarmaking. Om dit te bereiken maken wij gebruik van moderne beveiligingstechnologieën, zoals versleuteling van gegevens, beveiligde servers, wachtwoorden die regelmatig worden aangepast, toegangsbeveiliging tot gegevens, en firewalls. Daarnaast worden onze systemen regelmatig geüpdatet en gemonitord om mogelijke kwetsbaarheden tijdig op te sporen en te verhelpen.

De toegang tot uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot medewerkers en derden die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Deze personen zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverplichtingen en mogen uw gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies. Onze medewerkers worden bovendien regelmatig getraind in het veilig omgaan met persoonsgegevens. Wij hanteren ook het principe van gegevensminimalisatie, waarbij we alleen die persoonsgegevens verzamelen en verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Om de effectiviteit van onze beveiligingsmaatregelen te waarborgen, voeren wij periodiek controles en audits uit. Eventuele verbeterpunten worden direct aangepakt. Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden, dan zullen wij dit, indien wettelijk vereist, melden bij de bevoegde toezichthouder en, indien nodig, betrokkenen hierover informeren.

Wij zijn echter niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit uw foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens. Elk onzorgvuldig of onrechtmatig gebruik van deze gegevens door de gebruiker of door een derde (tenzij dit veroorzaakt is door een fout van ons) valt buiten onze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Bij verlies, diefstal of onrechtmatig gebruik van uw inloggegevens, paswoorden, of persoonsgegevens dient u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.

Hoewel wij ons inzetten om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via [email protected]. Wij staan klaar om eventuele problemen onmiddellijk aan te pakken en samen met u te zorgen voor de beveiliging van uw gegevens.

12. Welke procedure is er voorzien in het kader van een datalek?

Elke medewerker binnen HappyGo draagt de verantwoordelijkheid om onverwijld een datalek of vermoeden van datalek schriftelijk en mondeling te melden bij de verantwoordelijke van gegevensbeheer. Dit kan bijvoorbeeld de diefstal van een werklaptop zijn.

De verantwoordelijke voor gegevensbeheer draagt op zijn beurt de verplichting dit lek te onderzoeken, (preventief) te stoppen of in ieder geval de impact zo veel mogelijk te beperken. De verantwoordelijke zal op zijn beurt eveneens de leidinggevende op de hoogte brengen.

Indien de leidinggevende vaststelt dat er sprake is van een datalek met mogelijke risico's voor het betrokken individu zal hij de gegevensbeschermingsautoriteit hiervan op de hoogte moeten brengen. De mogelijke risico's moeten case-by-case beoordeeld worden. De mogelijke risico's zijn namelijk afhankelijk van veel factoren, zoals de inhoud van het datalek, de aard van de organisatie en meer.

Hiernaast zal de leidinggevende ook de medewerker waar de data betrekking op hebben op de hoogte brengen als er een hoog risico is voor de rechten en vrijheden van de medewerker. De betrokkene zal niet geïnformeerd worden als:

• De verantwoordelijke voor de verwerking technische en organisatorische maatregelen heeft genomen waardoor de persoonlijke data beschermd worden (zoals dataversleuteling);
• De verantwoordelijke voor de verwerking maatregelen heeft genomen waardoor de kans op schadelijke gevolgen niet waarschijnlijk is;
• Het disproportioneel veel moeite kost om ieder individu op de hoogte te stellen. In zo'n geval kan een publieke aankondiging ingezet worden.