Privacyverklaring HappyGo 2.0 BV

1. Wat zijn persoonsgegevens en wat is een verwerking?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) definieert een persoonsgegeven als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een verwerking is elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan of raadplegen. Waar deze privacyverklaring naar “persoonsgegevens” of “verwerking” verwijst, wordt naar deze definities verwezen.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

HappyGo is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Ouders via het Platform meedelen. Voor bepaalde taken doet HappyGo beroep op externe dienstverleners (onder meer IT-hosting, betalingsverwerking en communicatieplatformen) die optreden als verwerker en uitsluitend handelen op instructie van HappyGo, gebonden door een verwerkersovereenkomst.

Wanneer u via het Platform een Kamp boekt, worden de daarvoor noodzakelijke gegevens gedeeld met de betrokken Kamporganisator. Vanaf de ontvangst van deze gegevens treedt de Kamporganisator op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: de Kamporganisator bepaalt zelf hoe deze gegevens verder worden verwerkt voor de organisatie en uitvoering van het Kamp, en is daar zelf verantwoordelijk voor. De Kamporganisator mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van het Kamp waarvoor ze werden doorgegeven, en niet voor eigen marketingdoeleinden zonder een eigen rechtsgrond daarvoor.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt HappyGo?

• Naam en voornaam van de ouder of wettelijke voogd, en van het kind
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres
• Accountinformatie: gebruikersnaam en wachtwoord
• Betalingsinformatie: bankrekeningnummer of betaalkaartgegevens
• Communicatiegegevens: uw correspondentie met HappyGo, bijvoorbeeld via e-mail of chat
• Geboortedatum van het kind, voor leeftijdscontrole
• Gezondheidsinformatie van het kind (bijvoorbeeld allergieën, medische aandoeningen of noodmedicatie) en informatie over eventuele bijzondere behoeften, indien u die met ons deelt
• Zoek- en boekingsgeschiedenis
• Feedback of reviews die u achterlaat over een Kamp
• Locatiegegevens, indien u daarvoor toestemming geeft
• Foto's en/of video's, indien u daarvoor toestemming geeft
• IP-adres en andere technische gegevens
• Rijksregisternummer van de ouder, uitsluitend indien u een fiscaal attest voor kinderopvang aanvraagt. Dit gegeven wordt alleen voor dat doel gebruikt en niet standaard bij elke boeking opgevraagd.

4. Met welk doel verwerkt HappyGo deze gegevens?

• Identificatie van de gebruiker en algemeen gebruik van het Platform
• Versturen van bevestigingen, notificaties en belangrijke informatie over uw boekingen
• Klantenservice: beantwoorden van vragen en behandelen van klachten
• Veiligheid en welzijn van het kind tijdens het Kamp, inclusief voorbereiding op noodgevallen
• Een gepersonaliseerde ervaring, bijvoorbeeld op basis van uw zoek- en boekingsgeschiedenis of locatie
• Facturatie en, op uw verzoek, het opstellen van een fiscaal attest
• Beveiliging van het Platform en preventie van fraude
• Cookies en trackinginformatie, zoals beschreven in ons cookiebeleid

5. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking?

De verwerking van uw gegevens voor identificatie, boeking, betaling en facturatie gebeurt op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en HappyGo. Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen worden nageleefd op basis van een wettelijke verplichting. Klantenservice, beveiliging van het Platform en de verbetering van onze dienstverlening steunen op ons gerechtvaardigd belang.

Gezondheidsgegevens van het kind, informatie over bijzondere behoeften, foto's en video's, locatiegegevens, het rijksregisternummer, en niet-strikt-noodzakelijke cookies (functioneel, analytisch en marketing) worden uitsluitend verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. U kan deze toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.

6. Hoelang bewaart HappyGo deze gegevens?

• Gegevens van ouders (naam, contactgegevens, boekingsinformatie): zolang uw account actief is, en na afronding van de laatste overeenkomst maximaal 7 jaar, in overeenstemming met de wettelijke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Gezondheidsgegevens en informatie over bijzondere behoeften van het kind: uiterlijk 90 dagen na afloop van het Kamp waarvoor ze werden meegedeeld
• Technische gegevens zoals uw IP-adres: voor de duur van de sessie of een beperkte periode nodig voor beveiliging
• Zoek- en boekingsgeschiedenis: zolang uw account actief is; bij 2 jaar inactiviteit wordt deze verwijderd of geanonimiseerd
• Foto's en video's: zolang nodig voor het doel waarvoor u toestemming gaf, en verwijderd zodra u die toestemming intrekt

In bepaalde gevallen kan HappyGo persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld wanneer dit vereist is om een wettelijke verplichting na te komen of een geschil te beslechten.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

• Interne medewerkers van HappyGo, op basis van het “need to know”-principe
• Externe dienstverleners die als verwerker optreden (onder meer IT-hosting, betalingsverwerking, communicatie)
• De Kamporganisator waarbij u een Kamp boekt, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke vanaf de ontvangst van de gegevens
• Overheidsinstanties of toezichthouders, uitsluitend wanneer HappyGo daartoe wettelijk verplicht is

Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

HappyGo verwerkt uw gegevens in principe enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens toch worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit enkel naar landen waarvoor de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld, of met bijkomende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

9. Wat zijn uw rechten?

• Recht op inzage: u heeft het recht om kosteloos een kopie te krijgen van de gegevens die wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: u kan ons steeds verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren
• Recht op verwijdering en beperking, binnen de grenzen van de AVG
• Recht van bezwaar tegen de verwerking, om ernstige en legitieme redenen
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u ons zelf heeft bezorgd
• Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken

HappyGo neemt geen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben.

10. Hoe oefent u deze rechten uit, en waar kan u terecht met klachten?

Voor de uitoefening van uw rechten of vragen over deze privacyverklaring kan u terecht bij [email protected], samen met een bewijs van identiteit. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected].

11. Veiligheid en vertrouwelijkheid

HappyGo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, diefstal, wijziging of openbaarmaking, waaronder versleuteling van gegevens, beveiligde servers en toegangsbeveiliging. Toegang tot uw gegevens is beperkt tot medewerkers en derden die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden, en die gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen. HappyGo hanteert het principe van gegevensminimalisatie: enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de in deze verklaring beschreven doeleinden, worden verzameld.

12. Procedure bij een datalek

Elke medewerker van HappyGo meldt een (vermoeden van een) datalek onmiddellijk aan de verantwoordelijke voor gegevensbeheer binnen HappyGo. Deze onderzoekt het lek, beperkt de impact, en meldt het, indien wettelijk vereist, binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Betrokkenen worden geïnformeerd wanneer het datalek een hoog risico inhoudt voor hun rechten en vrijheden.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

HappyGo kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op het Platform. Deze versie is van toepassing sinds 10 september 2026.